Đặt cọc, hủy lịch, hoàn tiền là 3 vấn đề "đau đầu" nhất khi quản lý sân pickleball. Quy trình rõ ràng + policy cứng = giảm 80% tranh chấp. Mẫu đầy đủ + script trả lời khách bên dưới.
1. Tại sao sân pickleball cần policy chuẩn?
Sân pickleball thường đặt trước 1-2 tuần. Khách hay đổi ý vào phút cuối. Không có policy rõ → mất doanh thu + xung đột với khách.
Số liệu: sân không có policy mất 15-25% doanh thu mỗi tháng vì hủy/no-show.
2. POLICY ĐẶT CỌC chuẩn (template)
📌 Quy định đặt cọc Sân Pickleball [Tên sân]:
- Khách đặt sân online qua SanBong.vn: cọc 50% tổng tiền
- Khách đặt sân gói tháng: cọc 100% trước
- Khách đặt sân tổ chức giải đấu, sự kiện: cọc 100% trước 7 ngày
- Hình thức cọc: VNPay, MoMo, ZaloPay, QR ngân hàng
- Khách KHÔNG cọc → lịch đặt KHÔNG có hiệu lực
3. POLICY HỦY LỊCH chuẩn (template)
📌 Chính sách hủy lịch:
| Thời điểm hủy | % Hoàn tiền |
|---|---|
| Hủy trước 48h+ | 100% |
| Hủy trước 24-48h | 70% |
| Hủy trước 12-24h | 50% |
| Hủy trước 6-12h | 30% |
| Hủy <6h hoặc no-show | 0% |
Ngoại lệ: Hủy do bão lụt / sự cố sân → hoàn 100% hoặc dời lịch.
4. POLICY HOÀN TIỀN chuẩn
📌 Quy trình hoàn tiền:
- Khách yêu cầu hoàn qua app SanBong.vn hoặc tin nhắn Zalo
- Sân xác nhận trong vòng 2 giờ làm việc
- Tiền hoàn về cùng phương thức thanh toán ban đầu
- Thời gian xử lý: 1-3 ngày làm việc (VNPay, MoMo, banking)
- Tiền mặt: hoàn ngay nếu khách đến sân
5. SCRIPT trả lời khách (copy-paste)
📱 Khách hỏi: "Cho mình hủy lịch nhé?"
Dạ chào bạn! Lịch của bạn là lúc [GIỜ NGÀY]. Theo chính sách của sân, hủy trước 48h hoàn 100%, hủy trước 24h hoàn 70%, hủy <6h sẽ không hoàn được tiền cọc. Bạn muốn hủy lúc nào ạ? Mình sẽ xử lý ngay 👍
📱 Khách bực: "Tại sao không hoàn 100%?"
Dạ em hiểu ạ. Sân giữ lịch riêng cho bạn nên không nhận khách khác được trong khung giờ đó. Em đã gửi policy hủy lịch cho bạn lúc đặt sân. Em sẽ hoàn [X%] theo đúng quy định, hoặc bạn muốn dời lịch sang ngày khác? Em sẵn sàng linh hoạt giúp bạn 🙏
📱 Khách thực sự gặp tình huống bất khả kháng (ốm, gia đình)
Dạ em rất chia sẻ ạ. Trường hợp này em sẽ dời lịch của bạn sang một buổi khác trong vòng 30 ngày tới, không tính phí thêm. Bạn muốn dời sang ngày nào ạ? 🙏
6. Setup trên SanBong.vn
Tất cả policy trên có thể setup tự động trong app:
- Vào Settings → Cancellation Policy
- Setup các mức hoàn tiền theo thời gian hủy
- Bật yêu cầu đặt cọc % khi book
- App tự động hiển thị policy khi khách đặt → khách CONFIRM trước
- Khi khách hủy: app tự tính số tiền hoàn, không tranh cãi
7. Mẹo giảm tỷ lệ hủy
- ✅ Gửi nhắc lịch trước 24h + 2h
- ✅ Cho phép dời lịch (free 1 lần/tháng) thay vì hủy
- ✅ Loyalty: khách không hủy 10 lần liên tiếp → tặng 1 buổi free
- ✅ Truyền thông policy rõ ràng từ đầu, không "lén"
Kết luận
Policy rõ ràng + auto-enforce qua app = ít tranh chấp + tăng doanh thu. SanBong.vn có sẵn template policy + tự động xử lý hoàn tiền theo % bạn setup. Dùng thử ngay.
Đọc thêm: Mở sân Pickleball A→Z · Phần mềm quản lý sân Pickleball